Zarafa Outlook sharing maakt het delen van Outlook gegevens mogelijk via Outlook of via Webaccess. Zarafa manifesteert zich dan ook als een volwaardig alternatief voor de Microsoft Exchange Server. Zarafa kenmerkt zich door drie dingen;

1. Zarafa is Open en kent ook een community versie. De op deze pagina besproken varianten kennen meer functionaliteit dan de community versie en worden aan de hand van licenties op de markt gezet.
2. Zarafa is compatible; Naast MS Outlook kunnen vrijwel alle mailclients gebruikt worden in combinatie met zarafa. Ook kan men de Web-app toepassen via een webbrowser waardoor het geheel platform onafhankelijk toegepast kan worden. Ook vrijwel alle SmartPhones werken vlekkeloos samen met Zarafa. Dit alles zonder add-on kosten.
3. Zarafa is zowel toepasbaar voor kelinere omgevingen als wel in grote e-mail omgevingen. Door het toepassen van bijbehorende licentievormen is voor iedere organisatie een geschikte versie te vinden.

4. Mail

Naast uw eigen mail, kunt u ook andermans mail bekijken, mits u hiervoor toestemming heeft van de eigenaar van de mailbox. Daarnaast kunt u gezamelijk publieke mailboxen en/of stores aanmaken, bijvoorbeeld voor het beheren van de "info mail". Spam wordt in een aparte junkmail folder afgeleverd.

Agenda

Afspraken maken voor uzelf of een collega. Indien uw collega dit wil, kunt u eenvoudig zijn agenda openen. Ook kunt u één gedeelde agenda voor uw afdeling of het hele kantoor bijhouden. Deze mogelijkheid wordt vaak gebruikt om de beschikbaarheid van ruimtes of auto's binnen uw kantoor te plannen.

Contactpersonen

Wellicht beheert u uw contactpersonen in Outlook, met Zarafa kunt u ook zakelijke contactpersonen delen via een publieke contactenlijst. Tevens kunnen distributielijsten worden gemaakt, waardoor u groepen eenvoudig kunt mailen.

Taken

Naast uw persoonlijke lijst met todo's is nu ook een gedeelde takenlijst beschikbaar. Hiermee kunt u tijdens het wekelijks overleg alle openstaande en voltooide taken beheren. Een taak kunt u onder meer met een tijd, datum, eigenaar en prioriteit detailleren. Ook kunt u taakverzoeken versturen naar uw collega's.

Gebruikersvriendelijke webaccess

Zarafa Outlook Sharing biedt een zeer volledig functionele webaccess in de stijl van Outlook. Hierdoor herkent de gebruiker zich zeer snel in deze webaccess en is het gebruik ervan snel gewoon. Mede door de AJAX gebseerde technologie is het slepen van objecten in de webaccess mogelijk en heeft de rechter muisknop een functioneel menu. Ook kan men bestanden als attachement slepen naar de Zarafa interface.

Vergaderzoeken

Versturen en accepteren van vergaderverzoeken. Accepteren via een speciale button in het mailbericht en de afspraak is direct ingeboekt in de agenda. Een afspraak met 5 personen is op deze wijze snel ingepland. Dit scheelt u veel overbodige telefoongesprekken.

Beschikbaarheidinformatie

Vele collega's overzichtelijk onder elkaar met alle afspraken gearceerd. Hierdoor kunt u direct zien, wanneer een afspraak mogelijk is in de druk bezette agenda's.

Webaccess

Ook als u uw eigen computer niet bij de hand heeft kunt u beschikken over al uw Outlook-gegevens. De gegevens worden gepresenteerd in de bekende Outlook lay-out. De webtoegang biedt u alle hier gepresenteerde functionaliteiten.

Uniek in Zarafa is dat er geen synchronisatie plaatsvindt. Al uw wijzigingen vanuit de webaccess zijn direct op gelijke wijze te zien in Outlook: 'gelezen/ongelezen' status, subfolders en vlaggen zijn 'zichtbaar'. Vanuit huis verstuurde e-mail staat nu ook in uw map 'Verzonden Mail'.

Outlook van buitenaf

U kunt vanuit uw Outlook thuis inloggen op de server via een veilige en snelle oplossing. U kunt dan werken zoals u dat op kantoor gewend bent. Zowel Outlook2000, Outlook XP als Outlook2003 zijn hiervoor geschikt.

Ondersteuning van mobiele apparatuur

U kunt uw gehele mailbox synchroniseren met uw mobiele apparatuur. Zo heeft u altijd uw PIM-gegevens bij de hand. Zarafa ondersteunt Windows Mobile, Blackberries en verschillende Symbian Mobiele telefoons.

Offline Synchronisatie

Als u geen toegang heeft tot het internet kunt u blijven werken met uw mail en agenda. Als u weer toegang tot het internet heeft, wordt de e-mail direct verstuurd en de agenda-afspraken bijgewerkt. Erg handig, vooral als u veel onderweg bent en niet altijd toegang tot internet heeft.

Opslag

Om de deling van al deze gegevens mogelijk te maken worden alle gegevens centraal, in een stabiele MySQL database, opgeslagen. Dit maakt de gegevens toegankelijk voor de gebruiker. Groot voordeel is dat een back-up dagelijks eenvoudig is uit te voeren.

Overige

• Https voor veilige toegang tot de server.
• Samenwerking met Junk mail om Spam mails te kunnen bekijken.
• Soft Deletes: hiermee kunnen verwijderde mails over een in te stellen periode teruggehaald worden.
• Groepenondersteuning om rechten aan groepen te kunnen geven.
• Ondersteuning distributielijsten, waarmee naar groepen contactpersonen gemaild kan worden.
• Tevens kunt u gebruik maken van de synchronisatie voor offline mail. U kunt dan bijvoorbeeld op een laptop over al uw mailberichten beschikken zonder een connectie te hebben met de mailserver.

Voordelen

• Effectieve communicatie: door middel van het delen van e-mail, agenda en contacten.
• Ongeëvenaarde, stabiele Outlook deling.
• Werk waar u wilt met webaccess, Outlook toegang op afstand, laptop- of handheldsynchronisatie.
• Scherpe prijs: Kosten en upgrades minder dan 50% van de kosten van MS Exchange Server.
• Geavanceerde beveiliging met gecentraliseerde data opslag.

Technische voordelen

• Native MAPI implementatie voor realtime toegang tot uw collega's e-mail en agenda in plaats van riskante IMAP synchronisatie.
• Vrijheid om uw eigen MTA te integreren onder Linux.
• Data wordt opgeslagen in een MySQL database.
• Compatibel met zowel Internet Explorer als Mozilla Firfox.
• PHP-MAPI extensie beschikbaar voor toegang tot Outlook informatie vanuit PHP applicaties.
• Gebaseerd op open standaarden. 

Wilt u meer informatie over de Zarafa Collaboration oplossing dan kunt u de documentatie downloaden of vult u het informatie formulier in. Wij zullen zo spoedig mogelijk reageren op uw vraag.